PEDOMAN MUTU
Edisi : A
Menyetujui untuk diterbitkan
Pada tanggal, 27
November 2012
Oleh
:
Kepala
SMK Purnama 2
Jakarta
Drs. Hasan Muntaser, MM
|
SMK PURNAMA 2
JAKARTA
Kompetensi Keahlian :
Akuntansi – Adm. Perkantoran
Tahun 2012
|
Perhatian : Dokumen
ini tidak boleh disalin/dicopy atau digunakan untuk keperluan komersial atau
tujuan lain baik seluruhnya maupun sebagian tanpa izin sebelumnya dari Kepala
SMK Purnama 2 Jakarta
KATA PENGANTAR
Pedoman mutu ini memberikan gambaran tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM
ISO 9001:2008) yang
diterapkan di SMK Purnama 2 Jakarta. Pedoman ini menjadi dasar dalam
pengembangan organisasi dan upaya merealisasikan Kebijakan Mutu yang telah
ditetapkan, dimana yang menjadi inti
dari pengembangan ini adalah memberikan pelayanan yang semakin baik kepada
peserta didik, orang tua, dunia usaha/dunia industri dan masyarakat pada
umumnya.
Prosedur yang terkandung dalam Pedoman Mutu ini disusun berdasarkan
persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008.Pedoman Mutu ini bersifat
terbuka artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu, akan tetapi tetap mengacu
pada persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
Saran maupun masukan terhadap Pedoman Mutu ini sangat kami harapkan, hal
ini akan menjadi kesempurnaan pedoman mutu ini di masa akan datang.
Jakarta, 27 November 2012
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
Drs. Hasan Muntaser, MM
DAFTAR ISI
Halaman Judul ......................................................................................... 1
Status
Revisi ...................................................................................................... 2
Kata
Pengantar .................................................................................................. 3
Daftar
Isi ........................................................................................................... 4
Status
Terbitan Halaman .................................................................................... 5
Distribusi
Dokumen ............................................................................................. 6
Profil
Smk Purnama 2 Jakarta ............................................................................... 8
BAB I.
KEBIJAKAN MUTU ................................................................................ 9
BAB II.
STRUKTUR ORGANISASI ..................................................................... 12
BAB III. PROSES BISNIS ...............................................................................
21
BAB IV. PERSYARATAN UMUM .......................................................................
23
Lampiran
1. Daftar
Prosedur Operasional Standar ..........................................................
37
2. Daftar
Instruksi Kerja ..............................................................................
37
3. Matrik
Tanggung Jawab Prosedur Operasional Standar ........................................ 37
4. Matrik
Tanggung Jawab Instruksi Kerja ........................................................
37
DISTRIBUSI DOKUMEN
1. DISTRIBUSI
PEDOMAN MUTU
TERKENDALI
Distribusi
Pedoman Mutu Terkendali diatur sebagai berikut :
|
Master
Dokumen
|
:
Wakil Manajemen Mutu (WMM)
|
|
Copy
Dokumen
|
:
|
|
NO COPY
|
PENERIMA
|
KODE
|
|
01.
|
Kepala Sekolah
|
KSEK
|
|
02.
|
Kepala Tata Usaha
|
KATU
|
|
03.
|
Wakil Kepala Sekolah Bidang Manajemen
Mutu
|
WMUT
|
|
04.
|
Wakil Kepala Sekolah
Bidang Kurikulum
|
WKUR
|
|
05.
|
Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Industri/Hubungan
Masyarakat
|
WHUB
|
|
06.
|
Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana
Prasarana
|
WSAR
|
|
07.
|
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
|
WSIS
|
|
08.
|
Kepala
Program Studi Perkantoran
|
KPSP
|
|
09.
|
Kepala
Program Studi Akuntansi
|
KPSA
|
|
10.
|
Kepala
Laboratorium Komputer
|
KLKP
|
|
11.
|
Koordinator
Guru BP/ BK
|
KGBK
|
|
12.
|
Kepala
Perpustakaan
|
KPUS
|
|
13
|
Kepala
Unit Produksi
|
KAUP
|
PROFIL
SMK PURNAMA 2 JAKARTA
Identitas
Sekolah
Nama Sekolah :
SMK PURNAMA 2 JAKARTA
Nomor Statistik Sekolah : 4301040053
Alamat :
JL. Margasatwa – Gg. H. Beden Pondok
labu
Cilandak
- Jakarta Selatan
E_mail : purnama2smk@gmail.com
Web site :
SK Pendirian :
Nomor : 778/10I.4b/U.90
Tanggal :
2 Oktober 1992
Perubahan Nama SMEA Purnama 2
Menjadi
Smk Purnama 2 : No. Sk .
Tgl.
Bidang / Program :
Bisnis Manajemen
Bidang/Program Keahlian : Program Akuntansi
Program Adm. Perkantoran
Kepala Sekolah : Drs. Hasan Muntaser,
MM.
Nomor Induk Pegawai : -
No Sk Pengangkatan : 274 Tahun 2009
Tanggal :
27 Februari 2009
Terhitung Mulai Tanggal : 27 Februari 2009
VISI SMK
PURNAMA 2 JAKARTA
Menjadi SMK Bertaraf Nasional Untuk Menghasilkan Tamatan Yang Berakhlak
Mulia, Berkarakter, Kompeten dan Kompetitif
MISI SMK
PURNAMA 2 JAKARTA
1.
Mengembangkan kultur sekolah untuk memberdayakan peserta
didik agar menjadi insan yang berakhlak mulia, berkarakter, kompeten dan
kompetitif.
2.
Meningkatkan kompetensi peserta didik untuk memasuki
dunia kerja, baik di tingkat provinsi maupun nasional berdasarkan imtak dan
iptek.
3.
Meningkatkan kompetensi dan profesionalitas pendidik dan
tenaga kependidikan.
4.
Menanamkan sikap 3P4K+DIR
(Positif, Pedili, Produktif, Kreatif, Kerjasama, Komunikatif, Komitmen,
Disiplin, Inisiatif dan Rendah Hati) kepada seluruh warga sekolah.
5.
Meningkatkan sarana dan prasarana pendidikan untuk
mendukung proses pembelajaran yang optimal.
6.
Meningkatkan pelayanan untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
BAB I
|
A. Kebijakan
Mutu
SMK
Purnama 2 Jakarta bertekad menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 agar
menjadi Sekolah Menengah Kejuruan yang menyelenggarakan pendidikan dan
pelatihan kejuruan perkantoran yang berorientasi mutu pada semua kegiatannya.
Setiap
sumberdaya manusia SMK Purnama 2 Jakarta bertanggung jawab dan melaksanakan
penyempurnaan mutu layanan produk dan jasa pendidikan untuk kepuasan pelanggan dan berperan aktif untuk meninjau
dan memperbaiki sistem manajemen mutu secara berkelanjutan sesuai dengan
peraturan perundangan yang berlaku.
B.
Analisa Kebijakan Mutu
|
No
|
Pernyataan
|
Kesesuaian
|
|
|
Ya
|
Tidak
|
||
|
|
sesuai dengan tujuan
organisasi,
|
V
|
|
|
|
memuat kesanggupan untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan dan secara terus menerus meningkatkan
efektivitas sistim manajemen mutu,
|
V
|
|
|
|
Menyediakan suatu kerangka
untuk menetapkan dan meninjau ulang sasaran mutu
|
V
|
|
|
|
dikomunikasikan dan dipahami
di dalam organisasi,
|
V
|
|
|
|
peraturan perundangan
pemerintah, persyaratan akreditasi
|
V
|
|
|
|
Visi dan Misi sekolah
|
V
|
|
B. SASARAN
MUTU
Sasaran Mutu SMK
Purnama 2 Jakarta Tahun Pelajaran 2013/2014 mulai tanggal 3 Januari 2013 sampai
dengan 22 Juni 2013 adalah sebagai berikut :
1.
Pengembangan KTSP
melibatkan guru mata
pelajaran, DU/DI, konselor, dan komite sekolah/madrasah atau penyelenggara lembaga pendidikan
2.
Lebih dari 80 % Silabus
dikembangkan sesuai pedoman penyusunan KTSP
3.
Sekolah
memenuhi standar untuk memenuhi kebutuhan pengembangan pribadi peserta didik
meliputi bimbingan, konseling, dan ekstra kurikuler
4.
Semua guru membuat
RPP sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan
5.
85
% guru melakukan pembelajaran berbasis teknologi informasi
6.
95
% siswa dapat melakukan prakerin sesuai kompetensinya
7.
Hasil Penilaian Kinerja Guru
65% kategori Baik, 35% Sangat Baik
8.
Hasil Ujian Nasional
rata-rata 7,75; Hasil Uji Kompetensi
keahlian rata 8.00
9.
KKM kelas X 7,5; KKM kelas XI 7,8
10. Meningkatkan
kualifikasi PTK sebanyak 9 orang
11. Meningkatkan
kompetensi (pelatihan) PTK sebanyak 29. orang
12. Semua
bahan ajar yang diperlukan siswa tersedia
13. Menambah
sarana dan prasarana berupa Laboratorium Perkantoran
14.
Semua unsur terlibat
dalam kerja tim untuk pengembangan sekolah
15.
RKS/RAKS 100% berdampak terhadap
peningkatan hasil belajar siswa.
16.
60 % Sistem informasi
dengan menggunakan website /softcopy
17.
Sekolah membayar gaji
guru dan karyawan tepat waktu
18.
95 % penggunaan
anggaran sesuai dengan rencana
19.
80%
siswa membayar SPP tepat waktu
20. 100%
guru menilai berdasarkan silabus yang telah ditetapkan indikatornya
22. Kepuasan
pelanggan dengan Indek Kepuasan Pelanggan mencapai 3,50 dengan angka skala 1-5
BAB II
|
 |
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
B. TANGGUNG
JAWAB DAN WEWENANG |
TANGGUNG JAWAB |
WEWENANG
|
JABATAN
|
BERTANGGUNG
JAWAB KEPADA
|
BILA ABSEN
DIDELEGASIKAN KEPADA
|
BERHUBUNGAN
DENGAN UNIT KERJA
|
|
Mengkoordinir
program sekolah
|
Menetapkan Program Kerja Sekolah, mengawasi pelaksanaan program, memberi penghargaan dan sanksi
|
Kepala Sekolah
|
Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja, Komite Sekolah
dan pelanggan eksternal
|
|
Mengkoordinir kegiatan ketatausahaan sekolah.
|
Menentukan
kegiatan dan menyusun laporan ketatausahaan
|
Ka. TU
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat
yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Menjamin
keter-laksanaan Sistem Manajemen Mutu, yaitu : memastikan penerapan proses sesuai dengan SMM, melaporkan kinerja
penerapan SMM, memastikan
pemahaman per-syaratan pelanggan
|
Mengendalikan Sistem Manajemen Mutu di sekolah, yaitu:
mengendalikan SMM, menetapkan kinerja penerapan SMM
dan mengkomunikasi SMM di dalam maupun ke luar
|
WMM
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat
yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal auditor
|
|
Mengkoordinir kegiatan pembelajaran normatif, adaptif, produktif dan muatan lokal
|
Mengusulkan
pene-tapan Kurikulum SMK Purnama 2 Jakarta, Silabus,
dan menge-sahkan perencanaan administrasi
pembe-lajaran
|
Waka. Kurikulum
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinir kegiatan pembelajaran di DUDI, hubungan industri/masyarakat, bursa kerja dan mengelola
kewirausahaan sekolah
|
Mengusulkan kerjasama dengan institusi pasangan yang relevan dan berkoodinasi dengan Ka. Kompetensi Keahlian dalam
pembelajaran di DUDI
|
Waka. Hubin
|
Kepala
Sekolah
|
Pejabat yang
ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinir ke-giatan pengelolaan
sarana, prasarana, menciptakan iklim kerja, melaksana-kan pengelolaan SMK
Berwawasan Lingkungan
|
Mengusulkan pengelolaan dan penggunaan sarana dan prasarana sekolah
|
Waka. Sarpras
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinir kegiatan pengelo-laan dan pembina-an
kesiswaan
|
Mengusulkan kegiatan pembinaan kesiswaan dan penetapan
peng-hargaan dan sanksi
siswa
|
Waka. Kesiswaan
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit Unit
kerja internal dan eksternal yang
sejenis
|
|
Mengkoordinasikan kegiatan
pembelajaran produktif, pada Kompetensi
Keahlian Teknik Pengelasan
|
Mengusulkan pembagian tugas mengajar
guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan
instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif
|
Kepala Kompetensi
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinasikan kegiatan
pembelajaran produktif, pada Kompetensi
Keahlian Teknik Kendaraan Ringan
|
Mengusulkan pembagian tugas mengajar
guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan
instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif
|
Kepala Kompetensi
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinasikan kegiatan
pembelajaran produktif, pada Kompetensi
Keahlian Teknik Audio Video
|
Mengusulkan pembagian tugas mengajar
guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan
instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif
|
Kepala Kompetensi
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinasikan kegiatan
pembelajaran produktif, pada Kompetensi
Keahlian Multimedia
|
Mengusulkan pembagian tugas mengajar
guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan
instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif
|
Kepala Kompetensi
|
Kepala Sekolah
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinir kegiatan Bursa Kerja
Khusus dan penelusuran lulusan
|
Mengusulkan
program
kerja BKK dan teknik penelusuran lulusan
|
Direktur BKK
|
Waka. Sekolah Hubinmas
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinir kegiatan pelayanan perpustakaan
|
Mengusulkan sistem pengelolaan perpustakaan
|
Pembina Perpustakaan
|
Waka. Sarana Prasarana
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinir kegiatan pembinaan siswa
|
Mengusulkan jenis-jenis
pembinaan siswa
|
Pembina BP dan BK
|
Waka. Kesiswaan
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
|
Mengkoordinir kegiatan ekstra kurikuler
|
Mengusulkan jenis-jenis
kegiatan ekstra kurikuler
|
Pembina OSIS
|
Waka. Kesiswaan
|
Pejabat yang ditunjuk
|
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
|
C.
DESKRIPSI
KERJA
|
1
|
Nama
Posisi
|
:
|
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala Dinas Pendidikan Propinsi
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Unit kerja internal dan eksternal yang sejenis, Komite Sekolah da Pelanggan
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinir program
sekolah
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menetapkan Program Kerja
Sekolah, meng-awasi
pelaksanaan program, laporan
kepada instansi terkait, memberi penghargaan dan
sanksi
|
|
2
|
Nama
Posisi
|
:
|
WMM SMK
Purnama 2 Jakarta
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja internal dan eksternal
auditor
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Menjamin keterlaksanaan
Sistem Manajemen Mutu, yaitu : menjamin penerapan proses pendidikan sesuai
dengan SMM, melaporkan kinerja penerapan SMM, merencanakan audit internal dan
mengkoordinasi survey kepuasan pelanggan
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Mengendalikan Sistem Manajemen Mutu di sekolah, yaitu :
mengendalikan SMM, menetapkan audit
internal/eksternal dan menetapkan kinerja penerapan SMM
|
|
3
|
Nama
Posisi
|
:
|
Kepala Tata Usaha SMK
Purnama 2 Jakarta
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menentukan kegiatan dan
menyusun laporan ketatausahaan
|
|
4
|
Nama
Posisi
|
:
|
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta.
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang
sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinir kegiatan pembelajaran normatif, adaptif, produktif dan
muatan lokal
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Mengusulkan penetapan
Kurikulum SMK Purnama 2 Jakarta Silabus dan mengesahkan perencanaan administrasi
pembelajaran
|
|
5
|
Nama
Posisi
|
:
|
Wakil Hubin dan Humas
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinir kegiatan pembelajaran di DUDI, hubungan industri, masyarakat, bursa kerja
dan mengelola kewirausahaan sekolah
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menetapkan kerjasama dengan institusi pasangan yang relevan dan berkoodinasi dengan Ka. Kompetensi Keahlian dalam pembelajaran di DUDI
|
|
6
|
Nama
Posisi
|
:
|
Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinasikan
kegiatan pengelolaan sarana, prasarana dan penciptaan iklim kerja lingkungan
sekolah
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menetapkan kegiatan
pengelolaan dan penggunaan sarana dan
prasarana sekolah
|
|
7
|
Nama
Posisi
|
:
|
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja internal
dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinir kegiatan pengelolaan pembinaan kesiswaan
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menetapkan kegiatan
pembinaan kesiswaan dan mengusulkan penetapan penghargaan dan sanksi bagi peserta didik
|
|
10
|
Nama
Posisi
|
:
|
Kepala Kompetensi Keahlian Akuntansi
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinasikan
kegiatan pembelajaran produktif, menyusun Kurikulum SMK PURNAMA 2 JAKARTA dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan
praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi Keahlian Akuntansi
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Mengusulkan pembagian
tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job
sheet,
bahan ajar dan instrument evaluasi
hasil pembelajaran program produktif
……………….
|
|
11
|
Nama
Posisi
|
:
|
Kepala Kompetensi Keahlian Perkantoran
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinasikan
kegiatan pembelajaran produktif, menyusun Kurikulum SMK PURNAMA 2 JAKARTA dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan
praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi Keahlian Perkantoran
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Mengusulkan pembagian
tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job
sheet,
bahan ajar dan instrument evaluasi
hasil pembelajaran program produktif
…………………
|
|
12
|
Nama
Posisi
|
:
|
Direktur BKK
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Waka.
Sekolah Hubinmas
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinir kegiatan Bursa
Kerja Khusus dan penelusuran lulusan
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menetapkan program kerja BKK dan teknik penelusuran
lulusan
|
|
13
|
Nama
Posisi
|
:
|
Pembina Perpustakaan
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Waka.
Sarana Prasarana
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinir kegiatan
pelayanan perpustakaan
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menetapkan sistem
pengelolaan perpustakaan
|
|
14
|
Nama
Posisi
|
:
|
Pembina BP dan BK
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Waka.
Kesiswaan
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinir kegiatan pembinaan siswa
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menetapkan jenis-jenis pembinaan siswa
|
|
15
|
Nama
Posisi
|
:
|
Pembina OSIS
|
|
|
Bertanggung
jawab kepada
|
:
|
Waka.
Kesiswaan
|
|
|
Berhubungan
dengan
|
:
|
Seluruh unit kerja
internal dan eksternal yang sejenis
|
|
|
Tanggung Jawab (Responsibility)
|
:
|
Mengkoordinir kegiatan ekstra kurikuler
|
|
|
Wewenang (Authority)
|
:
|
Menetapkan jenis-jenis kegiatan ekstra kurikuler
|
BAB III.
PROSES BISNIS
Penjelasan
Bagan/ Skema Proses Bisnis
|
1. Kegiatan Pelayanan Pendidikan
a. Kepala Sekolah
b. Wakil – wakil kepala sekolah
c. Ketua program studi keahlian
2. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan
a. Wakil – wakil kepala sekolah
b. Ketua program studi keahlian
c. Guru
3. Tanggung Jawab Manajemen
a. Kepala Sekolah
b. Kepala TU
c. Wakasek
d. Ketua program studi keahlian
4. Pengelolaan Sumberdaya
a. Kepala Sekolah
b. Kepala TU
c. Wakasek
d. Ketua program studi keahlian
5. Perbaikan Berlanjut Sistem Manajemen Mutu
a. Seluruh personal SMK Purnama 2 Jakarta
Keterkaitan proses di SMK PURNAMA 2 Jakarta dengan Bisnis Proses lainnya
yang dipersyaratkan oleh SMM ISO 9001 : 2008 untuk melakukan analisis proses
yang ada di SMK PURNAMA 2 maka perlu diuraikan proses pendidikan yang ada di
SMK PURNAMA 2 mulai dari penerimaan siswa baru , pelaksanaan PBM sampai
keproses penelusuran tamatan.
Untuk hal tersebut, maka berikut ini adalah proses – proses atau aktivitas
yang ada di SMK PURNAMA 2:
1) Penyusunan program sekolah dengan komite sekolah
2)
Promosi Sekolah
3)
Penerimaan siswa baru
4)
Pengembangan kurikulum / sinkronisasi dengan DUDI
5)
Penyusunan perangkat pembelajaran
6)
Proses Belajar Mengajar
7)
Pengadaan Guru Tamu / outsourching
8)
Pembelajaran di Industri
9)
Pre test dan ujian akhir semester
10)
Uji kompetensi produktif
11)
Ujian akhir Nasional
12)
Pemasaran tamatan
13)
Penelusuran Tamatan
14)
Pemberdayaan SDM
15)
Pengelolaan administrasi sekolah
16)
Pengelolaan sarana dan prasarana
17)
Pengelolaan keuangan sekolah
18)
Pengelolaan unit produksi
19)
Pengelolaan Perpustakaan
20)
Pembinaan disiplin siswa
21)
Kegiatan ekstra kurikuler
22)
Kegiatan kreativitas siswa
Dari proses
– proses tersebut diatas dijadikan kerangka proses yang menyatu sehinga menjadi
alur kerja yang mengalir dari hulu sampai ke hilir yaitu mulai dari penerimaan
siswa baru sampai kepada penelusuran tamatan.
Untuk dapat
membuat kerangka bisnis proses maka perlu menyusun matrik analisis antara
proses yang ada di SMKPURNAMA 2 disesuaikan dengan pasal – pasal SMM ISO
9001:2008. Dalam analisis tersebut
dijelaskan setiap tugas itu menjadi tanggung jawab individu – individu.
Proses
analisis keterkaitan bisnis proses di SMK PURNAMA 2 dengan pasal – pasal yang
dipersyaratkan dalam ISO menggunakan matrik berikut :
Tabel Keterkaitan Matrik Proses SMKPURNAMA 2 Jakarta dengan pasal – pasal
ISO :
|
No
|
Proses
di SMK PURNAMA 2
|
Pasal
– pasal ISO
|
Uraian
|
Tanggung Jawab
|
|
1
|
Penyusunan
Program Sekolah dengan Komite Sekolah
|
4.1.d
|
Penyusunan RAPBS
|
Kepala Sekolah
|
|
2
|
Promosi sekolah
|
7.2.3.a
|
Komunikasi pelanggan
|
Wakasek Bid. Humas
|
|
3
|
Penerimaan siswa baru
|
7.1.b
|
Tujuan
persyaratan berkaitan dengan kompetensi
|
Wakasek Bid. Kesiswaan
|
|
4
|
Pengembangan Kurikulum
|
7.3
|
Perencanaan dan
pengembangan (Sinkronisasi dengan DU/DI)
|
Wakasek Bid. Kurikulum
|
|
5
|
Penyusunan bahan ajar (modul)
|
7.5.1
|
Bahan ajar dan
modul yang digunakan
|
Wakasek Bid. Kurikulum
|
|
6
|
PBM di sekolah
|
7.5.1
|
PBM di SMK
|
Wakasek Bid Kurikulum
|
|
7
|
Pengadaan Guru Tamu
|
6.2.1
|
Penyediaan SDM dari luar sekolah (Out
Sorcing)
|
Wakasek Bid Bid. Humas
|
|
8
|
PBM di Industri
|
7.5.1.b
|
PBM di Industri
|
Wakasek Bid.
Humas
|
|
9
|
Pretest dan Ujian Akhir Semester
|
8.2.3 / 8.2.4 / 8.4
|
Evaluasi,
remedial dan data statistik
|
Wakasek Bid.
Kurikulum
|
|
10
|
Uji Kompetensi
Produktif
|
8.2.3 / 8.2.4
|
Uji kompetensi program keahlian sekretaris, penjua lan, akuntansi &
multimedia
|
Masing – masing ketua program keahlian
|
|
11
|
Ujian Akhir
Nasional
|
8.2.3
|
Ujian Nasional
|
Kepala Sekolah
|
|
12
|
Pemasaran tamatan
|
7.2.3 a
|
Penawaran tamatan dan perubahan kontrak
|
Wakasek
Bid. Humas
|
|
13
|
Penelusuran
Tamatan
|
7.2.3.e
|
Pendataan tamatan
/ analisa statistik
|
Wakasek
Bid. Humas
|
|
14
|
Peningkatan Kinerja Personil ( SDM )sekolah
|
6.2.2
|
Kualifikasi guru & karyawan, Kompetensi guru & karyawan
|
Wakasek
Bid Kurikulum
|
|
15
|
Dokumen
dan Rekaman Administrasi Sekolah
|
4.2.3 , 4.2.4
|
Pengendalian dokumen, pengendalian rekaman dan penyelenggaraan
administrasi sekolah
|
Kepala
Tata Usaha
|
|
16
|
Pengelolaan Sarana
|
6.3
|
Pengadaan, perbaikan dan pemeliharaan sarana & prasarana
|
Wakasek
Bid. Sarana & prasarana
|
|
17
|
Pengelolaan Keuangan Sekolah
|
6.3.d
|
Pegelolaan keuangan sesuai dengan system administrasi keuangan
|
Bendahara Sekolah
|
|
18
|
Pengelolaan Unit produksi
|
6.3.c
|
Produksi sebagai wahana PBM dan Organisasi UP
|
Ketua
Unit Produksi
|
|
19
|
Pengelolaan perpustakaan
|
6.3.1.b / 6.3.1.d
|
Penyimpanan dan perawatan buku perpustakaan serta pelayanan
|
Koordinator
Perpustakaan
|
|
20
|
Kerjasama antar
lembaga
|
7.2.2.
|
MOU dengan DUDI
|
Wakasek Bid.
Humas
|
|
21
|
Pembinaan
Disiplin Siswa
|
7.2.3.b
|
Pembentukan sikap disiplin siswa dengan penerapan Tata Tertib
|
Wakasek Bid.
Kesiswaaan
|
|
22
|
Pengelolaan Ekstra Kurikuler
|
7.5.1.c
|
Kegiatan Ekstra
Kurikuler
|
Wakasek Bid.
Kesiswaan
|
Dari data pada matrik diatas dapat dipergunakan utuk menyusun pemetaan alur
bisnis proses di SMK PURNAMA 2 Jakarta.
Lingkup dalam penerapan SMM ISO 9001 : 2008 di SMK adalah pendidikan. Untuk
itu bisnis prosesnya adalah yang mendukung dibidang pendidikan
BAB IV
PERSYARATAN UMUM SISTEM MANAJEMEN MUTU
1. LINGKUP
1.1. Umum
Pedoman ini disusun untuk menentukan persyaratan bagi penerapan Sistem
Manajemen Mutu karena SMK PURNAMA 2 JAKARTA ......adalah sebuah organisasi yang
:
a. perlu
memperagakan kemampuannya untuk taat asas, memberikan produk yang memenuhi
persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku, dan
b. bertujuan
meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistemnya secara efektif,
termasuk proses perbaikan berlanjut dari sistemnya dan kepastian kesesuaiannya
pada persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
CATATAN : Dalam standar internasional ini, istilah
produk hanya berlaku bagi produk yang dimaksudkan atau dikehendaki oleh
pelanggan.
1.2. Penerapan
Persyaratan standar internasional ISO 9001:2008 ini dapat
diterapkan di SMK Purnama 2 Jakarta.
2. ACUAN
YANG MENGATUR
Dokumen ini berisi ketentuan-ketentuan yang berstandar
Internasional. Dokumen yang sudah diperbarui, diubah, atau direvisi dari
terbitan ini, tidak berlaku lagi. Pihak-pihak berkepentingan dianjurkan
menggunakan edisi terkini dari dokumen ini.
3. ISTILAH
DAN DEFINISI
Untuk tujuan standar internasional ini berlaku istilah
dan definisi yang diberikan dalam ISO 9000:2005.
4. SISTEM
MANAJEMEN MUTU
4.1. Umum
SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan, mendokumentasikan dan
memelihara Sistem Manajemen Mutunya dan terus menerus memperbaiki
keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar Internasional ISO 9001:2008
dengan :
4.1.1. Mengidentifikasi proses-proses yang dikelola oleh lembaga
SMK Purnama 2 Jakarta, seperti yang
tergambar pada urutan dan interaksi proses bisnis.
4.1.2. Menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan operasi dan
kendali untuk proses-proses agar efektif.
4.1.3. Semua proses dipantau, diukur dan dianalisis untuk penerapan tindakan yang
diperlukan guna mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berlanjut dari
proses-proses.
4.1.4. Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung
pelaksanaan semua proses.
4.1.5. Proses-proses yang diserahkan ke pihak luar SMK Purnama 2
Jakarta akan dikendalikan sehingga kesesuaian produk pada persyaratan akan
tetap terjamin.
4.2. Dokumentasi
Sistem Manajemen Mutu
4.2.1. Dokumentasi
Sistem Manajemen Mutu SMK Purnama 2 Jakarta terdiri dari tingkat-tingkat
Tingkat I : Dokumen
“Pedoman Mutu” yang mencantumkan kebijakan mutu dan sasaran mutu SMK Purnama 2
Jakarta terhadap operasi SMKN yang harus memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 dan
merupakan pedoman bagi penyusunan dokumentasi tingkat di bawahnya serta
aktivitas lembaga
Tingkat II : Prosedur
Operasional Standar (POS), yang menjabarkan lebih lanjut Pedoman Mutu, termasuk
prosedur yang diharuskan oleh Standar ISO 9001:2008. Daftar Prosedur Operasi Standar tertera pada
Lampiran II Pedoman Mutu ini.
Tingkat
III : Instruksi
Kerja (IK) yang merinci lebih lanjut satu aktivitas yang disebutkan dalam
Pedoman Mutu dan Prosedur Operasional Standar. IK dibuat bila ketiadaannya
dapat menurunkan mutu dan mencakup Uraian Jabatan bagi personil yang
mengelola, melaksanakan dan memverifikasi
pekerjaan yang mempengaruhi mutu.
Tingkat IV : Formulir-formulir
yang merupakan sarana dalam operasional mutu sehari-hari, serta rekaman yang
merupakan bukti dilakukannya aktivitas mutu yang ditentukan.
4.2.2. Pedoman
Mutu
4.2.2.1. Pedoman mutu SMK Purnama 2 Jakarta mencakup
seluruh lingkup Sistem Manajemen Mutunya dan menanggapi seluruh persyaratan
Standar ISO 9001:2008.
4.2.2.2. Rincian dari semua persyaratan Standar ISO
9001:2008 termasuk enam prosedur yang dipersyaratkan standar dan uraian dari
interaksi antara proses-proses dijelaskan dalam prosedur.
4.2.3. Pengendalian
Dokumen
4.2.3.1. Wakil Manajemen Mutu (WMM) memastikan bahwa semua dokumen yang
dipergunakan Sistem Manajemen Mutu ditinjau, disetujui oleh yang berwenang,
diidentifikasi dan dikendalikan dengan baik.
4.2.3.2. Dokumen selalu dimutakhirkan seperlunya, disetujui ulang dan
ditunjukkan perubahan dan status revisi terkininya.
4.2.3.3. Dokumen selalu dapat dibaca, mudah dikenali dan versi relevan dari
dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakainya.
4.2.3.4. Dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan.
4.2.3.5. Dicegah pemakaian tak sengaja dari dokumen
kadaluarsa, untuk itu dibubuhkan identifikasi sesuai, bila disimpan untuk
tujuan apa pun.
4.2.3.6. Rincian lebih lanjut tentang Pengendalian
Dokumen ini dijelaskan didalam Prosedur Operasional Standar, yaitu : POS.
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.4. Pengendalian Rekaman
4.2.4.1. WMM beserta kepala unit terkait menetapkan dan memelihara rekaman
untuk membuktikan kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari Sistem
Manajemen Mutunya.
4.2.4.2. Semua rekaman yang mendukung Sistem Manajemen Mutu selalu dijaga
agar tetap mudah dibaca, siap untuk ditunjukkan dan diambil.
4.2.4.4. Rekaman
evaluasi hasil belajar peserta didik dikelola dengan menggunakan sistem komputerisasi dan disediakan dalam
bentuk hard copy
4.2.4.5. Guna memastikan kendali yang diperlukan untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangannya, disusun
dalam prosedur, yaitu : POS 4.2.4
Pengendalian rekaman.
5. TANGGUNG JAWAB
MANAJEMEN
5.1.
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memberikan bukti keterlibatannya pada
pengembangan dan penerapan Sistem
Manajemen Mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya dengan cara :
5.1.1. Mengadakan rapat pengarahan SMM yang
dihadiri oleh WMM, Wakil Kepala Sekolah, Ka. Kompetensi Keahlian, Ka. TU,
Koordinator Perpustakaan,Ka UP,Ka
Komite Sekolah dan Koordinator Bursa Kerja Khusus.
Di dalam rapat tersebut Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA menekankan pentingnya memenuhi persyaratan
pelanggan, undang-undang dan peraturan yang berlaku.
5.1.2. Menetapkan kebijakan mutu dan memastikan bahwa
sasaran mutunya telah ditetapkan
5.1.3. Memimpin rapat tinjauan manajemen
5.1.4. Memastikan bahwa hasil rapat
tersosialisasikan di setiap unit kerja
5.1.5. Memastikan ketersediaan sumberdaya dengan cara
memeriksa dan menyetujui daftar prasarana dan daftar Sumber Daya Manusia.
5.2. Perhatian
SMK Purnama 2 Jakarta kepada Pelanggan
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memastikan bahwa persyaratan
pelanggan ditetapkan dengan menugaskan Wakil Kepala Humas dan Ka. TU untuk mempelajari persyaratan setiap permintaan
penawaran, pesanan/order, dan persyaratan pelanggan.
5.3. Kebijakan Mutu
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan dan mensahkan
Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu:
5.3.1. Telah sesuai dengan tujuan SMK dan SMK PURNAMA 2 JAKARTA ......
5.3.2. Mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan
pelanggan dan terus menerus memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen Mutu
5.3.3. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau
sasaran mutu
5.3.4. Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi
5.3.5. Ditinjau agar terus menerus sesuai.
5.3.6. Kebijakan Mutu SMK Purnama 2 Jakarta ditulis pada Bab I
Pedoman Mutu ini dimana sosialisasinya dilakukan
dengan cara WORK SHOP
5.4. Perencanaan
5.4.1. Sasaran Mutu
5.4.1.1. Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memimpin rapat bulanan
guna membahas rencana pelaksanaan proses-proses pada setiap unit, sehingga
dapat dipastikan tentang dilakukannya rencana setiap proses dengan efektif dan
lebih terarah dalam pencapaian sasaran mutu.
5.4.1.2. Sasaran mutu ditetapkan pada tingkat sekolah dan
dijabarkan menjadi sasaran mutu pada setiap unit kerja.
5.4.1.3. Dijaga agar keterpaduan Sistem Manajemen Mutu
terpelihara, apabila terdapat perubahan pada Sistem Manajemen Mutu direncanakan
dan diimplementasikan.
5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan sasaran mutu
sekolah dan menerapkan serta memelihara Sistem Manajemen Mutu di semua Unit Kerjanya.
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
5.5.1. Tanggung Jawab dan Wewenang
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menyetujui dan mensahkan
struktur organisasi, uraian tugas dan wewenang personil kepala unit kerja.
Untuk personil di bawah Kepala Unit, wewenang pengesahan dilimpahkan kepada
kepala unit kerja.
5.5.2. Wakil Manajemen Mutu
Kepala Sekolah menetapkan seorang Wakil Manajemen Mutu
(WMM) yang diluar tugasnya memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai
berikut:
5.5.2.1. Memastikan proses yang diperlukan untuk Sistem Manajeman
Mutu ditetapkan dan dipelihara
5.5.2.2. Melaporkan kepada kepala SMK Purnama 2 Jakarta tentang
proses kinerja sistem manajeman mutunya dan kebutuhan adapun untuk perbaikannya
5.5.2.3. Memastikan pembangkitan kesadaran tentang persyaratan
pelanggan diseluruh SMK Purnama 2 Jakarta
5.5.2.4. Sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang
berkaitan dengan sistem manajeman mutu.
5.5.3. Komunikasi Internal
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta mengeluarkan peraturan
tentang tata cara berkomunikasi kedinasan antar unit dan personal melalui
telepon, airphone dan edaran tertulis. Rekaman proses komunikasi dipelihara.
5.6. Tinjauan Manajemen
5.6.1. Umum
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memimpin rapat tinjauan
manajemen yang diadakan minimal 2 kali
dalam satu tahun, undangan rapat tinjauan manajemen diinformasikan 1 minggu
sebelum rapat dilaksanakan. Rapat tinjauan
manajemen bertujuan untuk memastikan
kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem Manajemen Mutunya. Dalam tinjauan
manajemen juga dicakup peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada
sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan dan sasaran mutu. Rekaman tinjauan
mutu dipelihara oleh WMM SMK Purnama 2 Jakarta
5.6.2. Sebagai bahan masukan tinjauan manajemen adalah:
5.6.2.1. Hasil audit yang terakhir
5.6.2.2. Umpan balik pelanggan
5.6.2.3. Kinerja proses dan kesesuaian produk
5.6.2.4. Status tindakan pencegahan dan korelasi
5.6.2.5. Tindak lanjut tinjauan manajeman yang lalu
5.6.2.6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajeman mutu
5.6.2.7. Kebijakan mutu dan sasaran mutu
5.6.2.8. Saran-saran untuk
perbaikan
5.6.2.9. Hasil-hasil evaluasi internal
5.6.3. Keluaran (output) hasil rapat tinjauan manajemen adalah:
5.6.3.1. Kinerja pencapaian sasaran mutu
5.6.3.2. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajeman Mutu dan
proses-prosesnya
5.6.3.3. Perbaikan hasil ketidaksesuaian pada produk jasa diklat
yang berkaitan dengan
5.6.3.4. Persyaratan pelanggan
5.6.3.5. Upaya tindakan pencegahan dilakukan agar hasil ketidak-sesuaian
tidak terulang dimasa depan atau pada kegiatan yang akan datang
5.6.3.6. Perbaikan terhadap sumber daya yang diperlukan sehingga
dapat memberikan hasil dimasa depan atau pada kegiatan yang akan datang
5.6.3.7. Kepuasan terhadap pelanggan.
6. PENGELOLAAN
SUMBER DAYA
6.1.
Penyediaan
Sumber Daya
SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan dan menyediakan sumber
daya yang diperlukan untuk
6.1.1. Menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan terus
menerus memperbaiki keefektifannya
6.1.2. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi
persyaratannya
6.2. Sumber Daya Manusia
6.2.1. Umum
Semua staf SMK Purnama 2 Jakarta yang mengerjakan
pekerjaan yang mempengaruhi mutu dipastikan kemampuannya berdasarkan;
pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan tugas
masing-masing serta dibuatkan matrik kompetensinya.
Matrik kompetensi ditinjau secara berkala untuk
memastikan kesesuaiannya dan ditingkatkan untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan
pelanggan.
6.2.2. Kemampuan, Kesadaran dan Pelatihan
Agar dapat melaksanakan tugas secara optimal, SMK Purnama
2 Jakarta menentukan petugas setiap proses berdasarkan:
6.2.2.1. Kemampuan (kompetensi) semua personel diidentifikasi
secara berkala untuk melihat kemampuan yang ada
6.2.2.2. Menyediakan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi
kebutuhan kemampuan bagi tugas
6.2.2.3. Menilai keefektifan tindakan yang dilakukan
6.2.2.4. Memastikan bahwa stafnya sadar akan relevansi dan
pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian
sasaran mutu
Pengelolaan kegiatan yang berkaitan dengan sumberdaya
manusia beserta rekaman-rekamannya menjadi tanggungjawab WMM.
Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja,
yaitu : IK. 6.2.2 Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).
6.3.
Prasarana
SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan, menyediakan dan
memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan
produk.
Persyaratan ini mencakup :
6.3.1. Gedung, ruang kerja dan kelengkapan terkait
6.3.2. Peralatan pembelajaran
6.3.3. Bahan praktek pembelajaran
6.3.4. Laboratorium dan bengkel
6.3.5. Sarana olah raga,
6.3.6. Perpustakaan
6.3.7. Infrastruktur pendukung seperti kantin sekolah, MCK, alat
komunikasi, masjid dan lain-lain
Penyimpanan, pengeluaran dan penggunaan sarana dan
rekaman-rekaman yang berkaitan dengan ini dilakukan oleh Waka Sarana Prasarana.
Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu
: IK. 6.3.a Pengelolaan sarana dan prasarana
Penyimpanan, pengeluaran dan penggunaan sarana yang
berkaitan dengan cetakan (buku, majalah, kamus, alqur-an), CD, kaset dll. yang
berkaitan dengan ini dilakukan oleh Waka Sarana Prasarana. Rincian lebih lanjut
diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.6.3.b. Pelayanan perpustakaan.
6.4.
Lingkungan
Kerja
Waka Sarana Prasarana bersama Ka. TU bertanggung jawab
atas pengelolaan lingkungan kerja dengan tujuan agar hasil proses diklat
mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Rincian pengelolaan lingkungan
diatur lebih lanjut dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.4. Pengelolaan
lingkungan.
7. PENYELENGGARAAN
PENDIDIKAN
7.1. Perencanaan Penyelenggaraan Pembelajaran
7.1.1. Semua mata pelajaran yang diselenggarakan oleh
SMK Purnama 2 Jakarta mengacu pada Kurikulum dan Silabus SMK Purnama 2 Jakarta Waka. Kurikulum dan Ka. Kompetensi
Keahlian melaksanakan
Kurikulum dan Silabus secara taat azas.
7.1.2. Untuk memberikan bukti bahwa proses
penyelenggaraan pembelajaran memenuhi persyaratan, dilakukan perekaman yang
berhubungan dengan bagian-bagian terkait
7.1.3. Keluaran perencanaan harus dalam bentuk yang
sesuai bagi metode operasi SMK Purnama 2 Jakarta
7.1.4. Agar dapat menetapkan calon siswa baru yang
bermutu, maka SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan proses PSB sebagai berikut :
7.1.4.1. Sasaran dan persyaratan mutu siswa lulusan SMP/MTs yang
akan menjadi Peserta didik SMK Purnama 2 Jakarta menjadi tanggung jawab Waka.
Kesiswaan. Persyaratan penentuan mutu
calon peserta didik akan ditentukan dalam rapat Penerimaan Siswa Baru.
7.1.4.2. Proses PSB dan dokumen yang diperlukan ditetapkan bersama
oleh Kepala Sekolah, Waka. Kesiswaan dan Ka. Kompetensi
Keahlian.
7.1.4.3. Kepala Sekolah menetapkan verifikasi, validasi dan
pemantauan proses PSB agar hasil yang dicapai memenuhi persyaratan yang
ditetapkan.
7.1.4.4. Proses Penerimaan calon siswa diatur berdasarkan
Instruksi Kerja, yaitu : IK. 7.1.4 Penerimaan Siswa Baru.
7.1.5. Untuk membantu lulusan memperoleh lapangan
kerja, dibentuk Bursa Kerja Khusus (BKK) . Rincian pengelolaan BKK diatur dalam
Instruksi Kerja, yaitu : IK. 7.1.5.
Pengelolaan Bursa Kerja Khusus
7.2. Proses
Berkaitan Dengan Pelanggan
7.2.1. Waka. Kurikulum dan Kepala Kompetensi Keahlian
melaksanakan kegiatan pembelajaran dengan menggunakan Kurikulum dan silabus
dengan menggunakan pendekatan berbasis kompetensi dan basis produksi.
Persyaratan pembelajaran dan kompetensi serta kelengkapannya didokumentasikan.
7.2.2. Pembelajaran di DUDI / Prakerin / magang
dilaksanakan di industri yang memenuhi persyaratan dan bersedia menerima siswa
prakerin. Pembelajaran di idustri
dikoordinir oleh Waka Hubinmas dan Ka. Kompetensi
Keahlian
7.2.3. Jika ada persyaratan yang tidak tertulis oleh pelanggan yang
ditetapkan oleh SMK Purnama 2 Jakarta, maka dilakukan konfirmasi terlebih
dahulu sebelum penerimaan. Jika ada aspek yang kurang dipenuhi atau tidak
tersedia, dicari alternatif lain sehingga dapat melaksanakan kegiatan
pembelajaran.
7.2.3.1. Menampung umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan
pelanggan
7.2.3.2. Bila kemudian diperlukan amandemen, ditanggapi dan
ditangani dengan baik sehingga memuaskan kedua belah pihak.
7.2.3.3. Keluhan pelanggan ditangani oleh Waka. Hubin dan Masyarakat.
7.3. Perancangan dan Pengembangan Kurikulum
7.3.1. Perencanaan perancangan dan pengembangan
pendidikan direncanakan dan dilakukan oleh Waka. Kurikulum. Selama perancangan
dan pengembangan pendidikan, Waka. Kurikulum
harus menetapkan :
7.3.1.1. Tahapan perancangan dan pengembangan
7.3.1.2. Tinjauan, verifikasi, dan pembenaran yang sesuai bagi
tiap tahap perancangan dan pengembangan
7.3.1.3. Tanggung jawab dan wewenang personal pada tahapan
perancangan dan pengembangan kurikulum.
7.3.1.4. Perencanaan perancangan dan pengembangan diklat dibuat
dalam bentuk jadwal dan tahapannya.
7.3.2. Masukan saran dan pengembangan yang berkaitan
dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan rekamannya dipelihara. Masukan
ini harus ditinjau kecukupannya.
7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan harus
disajikan dalam bentuk yang memungkinkan dilakukan verifikasi terhadap masukan
perancangan dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dikeluarkan.
7.3.4. Tinjauan atas perancangan dan pengembangan dilakukan dan rekaman hasil tinjauan dan
tindakan apapun yang perlu dipelihara. Tinjauan ditujukan untuk menilai
kemampuan hasil perancangan dan
pengembangan serta untuk mengidentifikasi masalah dan
mengambil tindakan yang diperlukan.
7.3.5. Verifikasi perancangan dan pengembangan dilakukan sesuai dengan proses yang
direncanakan untuk memastikan bahwa keluaran perancangan dan pengembangan telah
memenuhi persyaratan masukan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil
verifikasi dan tindakan apapun yang perlu, harus dipelihara.
7.3.6. Validasi perancangan dan pengembangan dilakukan
untuk memastikan bahwa produk yang
dihasilkan mampu memenuhi persyaratan bagi penerapan yang ditentukan atau
pemakaian yang dimaksudkan. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang
perlu, harus dipelihara.
7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan
pengembangan ditunjukkan dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau,
diverifikasi dan dibenarkan serta disetujui sebelum diterapkan.
Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu
: IK.7.3
Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan
7.4. Pembelian
SMK Purnama 2 Jakarta tidak melakukan pengadaan
barang. Pengadaan dilakukan oleh Dinas Pendidikan Provinsi yang selanjutnya
diserahkan kepada Sekolah yang diterima oleh Waka Sarana dan Prasarana. Untuk
pengadaan jasa dilakukan oleh Unit yang memerlukan dengan terlebih dahulu
disetujui oleh Kepala Sekolah.
7.5. Pengendalian
Proses Pembelajaran
7.5.1. Pengendalian Proses Pembelajaran
7.5.1.1. Semua kegiatan proses
pembelajaran telah diverifikasi dan divalidasi
7.5.1.2. Semua proses pembelajaran yang dilakukan SMK Purnama 2
Jakarta terdokumentasi dalam bentuk yang sesuai dengan persyaratan standar
(misalnya: Intruksi Kerja, dokumen dan rekaman) yang menjelaskan tahapan
proses, peralatan yang dipakai, metode verifikasi, metode validasi, cara
inspeksi dan kriteria hasil kerja.
7.5.1.3. Untuk menjamin proses pelaksanaan pembelajaran mencapai
kepuasan pelanggan, maka pengadaan bahan ajar, job sheet, perangkat lunak
lainnya dilakukan oleh instalasi terkait. Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu
: IK.7.5.1.3 Pengendalian
proses pembelajaran.
7.5.1.4. Proses pembelajaran Produktif yang tidak dapat dilakukan
di sekolah, maka proses tersebut dapat dilaksanakan di industri.
7.5.1.5. Evaluasi proses pembelajaran produktif dilakukan melalui
ujian dan verifikasi (internal dan eksternal) secara berkala. Uji level dilakukan setiap tahun sekali, pada tingkat
satu dan dua.
7.5.1.6. Evaluasi proses pembelajaran normatif dan adaptif dilakukan melalui ujian dan verifikasi setiap
3 (tiga) bulan sekali. Ujian penguasaan bahasa Inggris TOEIC dilakukan setiap
tahun.
7.5.1.7. Peserta yang dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan
yang ditetapkan dan akan diberikan laporan dan tanda kelulusan.
7.5.1.8. Peserta didik yang mengalami kesulitan belajar diberikan
bimbingan dan konseling yang diatur dalam Instruksi Kerja, IK. 7.5.1.8 Bimbingan Dan
Konseling
7.5.1.9. Hasil evaluasi pelaksanaan pembelajaran yang telah
dilaksanakan dijadikan acuan pelaksanaan pembelajaran sejenis dengan telah
memperbaiki proses yang menjadi keluhan pelanggan.
7.5.1.10.
Proses
persiapan pembelajaran seperti penyusunan program yang telah tervalidasi mutlak
dilaksanakan, bahan ajar dan bahan praktik yang dipakai telah siap sebelum
pembelajaran dilaksanakan.
7.5.1.11.
Kepala
Kompetensi Keahlian memastikan bahwa dalam proses persiapan pembelajaran, mulai
dari penyediaan fasilitator, bahan ajar, alat yang digunakan, serta bahan
praktek telah tersedia dan siap untuk digunakan.
7.5.1.12.
Fasilitas ruang
teori, peralatan dan ruang praktek diperiksa, jadwal perawatan dibuat dan
kegiatan perawatan tercatat pada Daftar Status Perawatan.
7.5.1.13.
Penempatan dan
penetapan guru/instruktur/narasumber untuk kegiatan pembelajaran ditentukan
kualifikasi dan keterampilannya, dengan mengacu pada matrik kompetensi yang
dimilikinya dengan persyaratan yang diminta.
7.5.1.14.
Alat
keselamatan kerja dipersiapkan dan dipakai saat proses pembelajaran berlangsung
sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
7.5.2. Pembenaran
Proses Pembelajaran
Semua proses pembelajaran di SMK Purnama 2 Jakarta dapat
dipantau pada setiap tahapannya.
7.5.3. Identifikasi
dan Mampu Telusur Proses Pembelajaran
7.5.3.1. Proses pembelajaran yang telah dilaksanakan diidentifikasi
dan dapat ditelusuri melalui dokumen dan rekaman.
7.5.3.2. Identifikasi dan sistem rekaman proses pembelajaran
diatur dengan metode sistem file database yang terstruktur, sehingga mudah
ditelusur apabila dibutuhkan.
7.5.3.3. Identifikasi proses pembelajaran diberikan pada semua
kegiatan pembelajaran, dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.
7.5.3.4. Status proses pembelajaran dari segi pemeriksaan
persyaratan dan verifikasi, diidentifikasi sejak siswa masuk sampai siswa
lulus.
7.5.3.5. Untuk dapat melaksanakan mampu telusur dengan baik, maka
unit kerja yang bersangkutan pada setiap kegiatan realisasi proses pembelajaran
harus mengendalikan dan merekam tahapan proses dengan benar dan terdata dengan
baik.
7.5.4. Produk Milik Pelanggan
7.5.4.1. SMK Purnama 2 Jakarta mengidentifikasi barang milik
pelanggan pada saat peserta mendaftar.
7.5.4.2. Barang milik siswa, seperti: Surat Keterangan Hasil Ujian
Nasional (SKHUN); Ijazah; Transkrip nilai; Buku Rapor; Sertifikat Uji
Kompetensi, Sertifikat Prakerin dan sejenisnya
harus ditandai, diverifikasi, dilindungi dan dijaga kepemilikannya.
7.5.4.3. Seluruh barang milik peserta didik dikelola oleh
ketatausahaan urusan kesiswaan.
7.5.5. Perawatan Produk Pembelajaran
7.5.5.1. Produk pembelajaran pada semua tahapan kegiatan akan
diidentifikasi, diperiksa secara berkala dan dinilai setiap selang waktu
tertentu.
7.5.5.2. Penanganan semua hasil kegiatan pada semua tahapan
diklat akan dilakukan sehingga tidak terjadi kerusakan atau pengurangan mutunya
(modul, bahan ajar, leger nilai, KHS, Buku Laporan Pendidikan, copy sertifikat
peserta diklat, biodata).
7.5.5.3. Penyimpanan produk akan dilakukan demikian sehingga
produk diklat terhindar dari kerusakan dan penurunan mutu
7.6.
Alat Pengukuran
dan Pemantauan
SMK Purnama 2 Jakarta melakukan verifikasi terhadap alat
ukur yang digunakan.
8. PENGUKURAN,
ANALISIS DAN PERBAIKAN
8.1.
Umum
Untuk
memperagakan kesesuaian produk, memastikan kesesuaian Sistem Manajemen Mutu dan
terus menerus memperbaikinya, SMK Purnama 2 Jakarta merencanakan dan menerapkan
proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan,
yang bergantung kepada ketetapan metoda yang berlaku, termasuk teknik statistik
dan jangkauan pemakaiannya.
8.2. Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1. Kepuasan pelanggan
Salah
satu pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu dilakukan dengan jalan pemantauan
informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah SMK Purnama 2 Jakarta telah
memenuhi keinginan, persyaratan dan kebutuhan pelanggan. Untuk itu dilakukan dengan antara lain :
8.2.1.1. Kunjungan terjadwal kepada pelanggan yang potensial.
8.2.1.2. Pengiriman atau pengisian kuisioner dengan surat,
email, faximili atau yang lain.
8.2.1.3. Pengukuran Kepuasan Pelanggan diatur dalam Instruksi
Kerja, yaitu : IK.8.2.1 Pengukuran Kepuasan Pelanggan
8.2.2. Audit Internal
8.2.2.1. Untuk menilai apakah Sistem Manajemen Mutu SMK Purnama 2 Jakarta telah
memenuhi pengaturan yang direncanakan pada standar ISO 9001:2008 dan pada
persyaratan sistem mutu organisasinya, dan juga diterapkan secara efektif, SMK Purnama
2 Jakarta melaksanakan audit mutu internal.
8.2.2.2. Disusun Program Tahunan dan jadwal pelaksanaan audit berdasarkan
status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, demikian juga pada hasil
audit yang lalu.
8.2.2.3. Untuk memastikan terkendalinya proses pelaksanaan audit ditetapkan
kriteria, lingkup, frekwensi dan metodenya.
8.2.2.4. Auditor-pelaksana kegiatan audit-dipilih sedemikian yaitu yang
terlatih dan mandiri.
8.2.2.5. Manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit memastikan bahwa tindakan dilakukan tanpa
ditunda untuk menghilangan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya pada
waktu dilaksanakan audit. Auditor, yang lain atau sama harus ditugaskan untuk
melakukan audit tindak lanjut, yang meliputi verifikasi tindakan yang dilakukan
dan melaporkan hasil verifikasinya.
8.2.2.6. WMM bertanggung jawab atas pelaksanaan program audit. Rincian lebih
lanjut tentang kegiatan audit ini dijelaskan di dalam Prosedur
Operasional Standar, yaitu : POS 8.2.2.
Pelaksanaan Audit Internal.
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
8.2.3.1. Proses Pembelajaran
Pemantauan
proses pembelajaran dilakukan dengan memantau kehadiran guru/instruktur/nara
sumber, siswa dan jurnal mengajar.
a.
Pengukuran
proses KBM melalui ujian sekolah dan ujian nasional.
b.
Pengelolaan
Ujian Sekolah dan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.8.2.3.1.a
Penyelenggaraan Ujian Sekolah
c.
Pengelolaan
Proses Ujian Nasional dan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.8.2.3.1.b Penyelenggaraan
Ujian Nasional
8.2.3.2. Kegiatan ekstrakurikuler
a.
Ditetapkan atas
dasar permintaan siswa dan kondisi sekolah.
b.
Apabila
kegiatan tersebut pelengkap dan menjadi tidak diikuti semua siswa, maka siswa
yang melakukan kegiatan tersebut diberi tanda/didata.
c.
Pengakuan bagi
peserta didik yang mengikuti kegiatan tersebut diberikan surat keterangan dari
Kepala Sekolah.
8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Kompetensi Siswa
8.2.4.1. Pengukuran proses pembelajaran dilakukan
melalui pengukuran kompetensi peserta didik yang dilakukan oleh guru.
8.2.4.2. Jika siswa tidak dapat menyelesaikan proses
pembelajaran karena suatu alasan maka harus ada catatan mengenai peserta
pembelajaran tersebut dan dilaporkan kepada Kepala Kompetensi Keahlian,
pembimbing akademik.
8.2.4.3. Siswa yang tidak mencapai kompetensi
diidentifikasi, dilaporkan ke Kepala Kompetensi Keahlian untuk ditangani lebih lanjut oleh
guru/instruktur/nara sumber bersangkutan.
8.2.4.4. Pada tiap tahap proses pembelajaran yang
ditentukan dilakukan pemantauan sesuai dengan Instruksi Kerja yang ditentukan,
meliputi metoda pemantauan, karakteristik yang harus diverifikasi, instrumen
yang harus dipergunakan, dan kriteria standard kompetensi yang ditetapkan.
8.2.4.5. Kompetensi siswa yang telah dipantau/verifikasi
diberi identifikasi yang menunjukkan kesesuaian/ketidaksesuaian kompetensi
diklat, serta mengacu pada kriteria standar kompetensi yang telah
ditetapkan. Rekaman inspeksi harus dipelihara.
8.2.4.6. Pelaksanaan pemantauan
kompetensi siswa dapat dilakukan dengan cara melaksanakan Uji Kompetensi dan
diuraikan lebih lanjut pada Instruksi Kerja, yaitu : IK.8.2.4.6. Penyelenggaraan Uji Kompetensi.
8.3. Penanganan Proses Pembelajaran dan Produk
yang Tidak Sesuai
8.3.1. Semua proses pembelajaran yang ditemukan tidak
sesuai diberi identifikasi dan/atau dipisahkan untuk mencegah pengulangan.
8.3.2. Rincian ketidaksesuaian yang tidak
berarti didokumentasikan dengan
merincikan jenis hasil kegiatan dan penyimpangannya dari ketentuan.
8.3.3. Rincian ketidaksesuaian akan ditinjau dan diverifikasi, dilaporkan kepada petugas
yang berwenang untuk ditindaklanjuti.
8.3.4. Putusan tindak lanjut tersebut dapat
berupa upaya perbaikan atas
ketidaksesuaian yang diketemukan.
8.3.5. Seseorang yang bertanggung jawab untuk
pengendalian tindak lanjut
mendokumentasikan hasil tindaklanjutnya sehingga ketidaksesuaiannya
diperbaiki.
8.3.6. Semua remedial
diverifikasi dan terdokumentasi.
8.3.7. Rincian dari metode, tanggungjawab dan
dokumentasi didefinisikan dalam prosedur Operasional Standar secara tertulis,
yaitu : POS. 8.3. Pengendalian produk yang tidak sesuai.
8.4. Analisis Data
8.4.1. Seseorang staf SMK Purnama 2 Jakarta ditunjuk
untuk menilai manfaat dan kebutuhan dengan menggunakan metode teknik statistik
di berbagai bidang aktivitas dan tahap proses kegiatan pembelajaran. Bila untuk
suatu aktivitas dipandang perlu untuk menerapkan teknik statistik, maka cara
pengumpulan data, pengolahan dan pengambilan keputusan ditentukan dan
didokumentasikan.
8.4.2. Petugas-petugas yang mengumpulkan data,
mengolah data, dan menyusun informasi berdasarkan data yang dikumpulkan,
ditunjuk dan diberi pelatihan yang dibutuhkan.
8.4.3. Sejauh mungkin cara-cara dan tabel yang
standar dan teruji dipakai sebagai pedoman penerapan
8.4.4. Hasil semua analisis statistik harus
didokumentasikan dengan baik dan dinilai untuk menentukan tingkat kinerja dan tindakan
koreksi bila diperlukan.
8.5. Perbaikan Berlanjut
8.5.1. Perbaikan
8.5.1.1. SMK Purnama 2 Jakarta mengadakan rapat tinjauan
manajemen minimal 1 kali satu tahun yang dipimpin oleh Kepala SMK Purnama 2
Jakarta
8.5.1.2. Setiap bulan diadakan rapat staf bulanan untuk
mengadakan koreksi seperlunya pada sasaran mutu dan hal-hal yang menyangkut
pada pelaksanaan sistem manejemen mutu.
8.5.1.3. Juga dibicarakan untuk perbaikan masalah yang
ditemui pada saat audit internal, analisis data, tindakan koreksi dan
pencegahan.
8.5.2. Tindakan Koreksi (Perbaikan)
8.5.2.1. Bila terjadi ketidaksesuaian sebagai hasil kegiatan yang
bermasalah besar dan mengandung resiko, maka dibuat laporan ketidaksesuaian
kepada Kepala Sekolah oleh WMM.
8.5.2.2. Wakil Manajemen Mutu mengusahakan untuk meneliti penyebab
ketidaksesuaian nyata maupun potensial.
8.5.2.3. Tinjauan ketidasesuaian dilakukan mencakup antara lain : laporan penolakan siswa
Prakerin oleh industri, laporan monitoring dan evaluasi proses pembelajaran,
laporan pelayanan pembelajaran dan non pembelajaran, laporan audit internal dan
eksternal dan data keluhan pelanggan serta hasil sasaran mutu.
8.5.2.4. Tindakan koreksi yang sesuai dilakukan tepat waktu, termasuk tindakan pencegahan untuk mencegah
ketidaksesuaian hingga ketingkat yang sepadan dengan besarnya masalah dan
resiko yang dihadapi.
8.5.2.5. Tindakan koreksi lebih lanjut diatur dalam Prosedur
Operasional Standar, yaitu : POS.8.5.2. Pelaksanaan tindakan koreksi.
8.5.3. Tindakan
Pencegahan
8.5.3.1. Untuk melakukan tindakan pencegahan maka setiap
pelaksanaan proses Diklat diadakan perencanaan dan evaluasi perencanaan apakah
sesuai dengan yang dilaksanakan. Apabila ada ketidaksesuaian maka dilakukan
rapat untuk mendiskusikan masalah – masalah tentang penyimpangan mutu, sasaran
mutu yang tidak tercapai yang dihadiri oleh Kepala Sekolah, WMM, Wakil Kepala
Sekolah, Kaprogram dan semua ketua unit.
8.5.3.2. Bagian – bagian yang berkaitan dengan proses dan
produk belajar mengajar mengumpulkan data untuk dianalisis dalam rapat
bulanan yang akan dapat dievaluasi
kemungkinan terjadinya suatu masalah atau ketidaksesuaian potensial.
8.5.3.3. Rapat juga menilai perlunya dilakukan antisipasi
tindakan pencegahan untuk meniadakan kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian.
8.5.3.4. Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menugaskan bagian yang
terkait untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang diperlukan.
8.5.3.5. Wakil Manajemen Mutu akan memantau tindakan pencegahan
beserta akibat tindakan tadi sehingga tindakan tidak akan menimbulkan dampak
yang merugikan.
8.5.3.6. Rekaman tindakan pencegahan disimpan oleh WMM dan
bagian yang terkait dengan bagian tadi.
8.5.3.7. Lebih rinci tentang tindakan pencegahan dijelaskan dalam
Prosedur Operasional Standar, yaitu :
POS 8.5.3. Penanganan tindakan pencegahan.
LAMPIRAN 1. Daftar Prosedur Operasi Standar (POS)
|
NO.
|
JUDUL
PROSEDUR
|
KLAUSUL
PADA ISO
|
NOMOR
PROSEDUR
|
|
1.
|
Prosedur Pengendalian Dokumen
|
4.2.3
|
POS-4.2.3
|
|
2.
|
Prosedur Pengendalian Rekaman
|
4.2.4
|
POS-4.2.4
|
|
3.
|
Prosedur Audit Internal
|
8.2.2
|
POS-8.2.2
|
|
4.
|
Prosedur Pengendalian Produk Tidak
Sesuai
|
8.3
|
POS-8.3
|
|
5.
|
Prosedur Tindakan Koreksi
|
8.5.2
|
POS-8.5.2
|
|
6.
|
Prosedur Tindakan Pencegahan
|
8.5.3
|
POS-8.5.3
|
.
|
NO.
|
JUDUL
PROSEDUR
|
KLAUSUL
PADA ISO
|
NOMOR
PROSEDUR
|
|
1
|
Pengembangan Sumber Daya Manusia
|
6.2.2
|
IK-6.2.2
|
|
2
|
Pengelolaan Sarana dan Prasarana.
|
6.3.a
|
IK-6.3.a
|
|
3
|
Pelayanan Perpustakaan
|
6.3.b
|
IK-6.3.b
|
|
4
|
Pengelolaan Lingkungan
|
6.4
|
IK-6.4
|
|
5
|
Penerimaan Siswa Baru
|
7.1.4
|
IK-7.1.4
|
|
6
|
Pengelolaan Bursa Kerja Khusus
|
7.1.5
|
IK-7.1.5
|
|
7
|
Penyusunan Kurikulum SMK PURNAMA 2
JAKARTA ......
|
7.3
|
IK-7.3
|
|
8
|
Pengadaan Sarana dan Prasarana
|
7.4.1
|
IK.7.4.1
|
|
9
|
Pengendalian Proses Pembelajaran
|
7.5.1.3
|
IK.7.5.1.3
|
|
10
|
Pelaksanaan Bimbingan dan konseling
|
7.5.1.8
|
IK.7.5.1.8
|
|
11
|
Pengukuran Kepuasan Pelanggan
|
8.2.1
|
IK-8.2.1
|
LAMPIRAN 3. Matrik Tanggung Jawab Prosedur Operasional Standar (POS)
|
NO.
|
JUDUL
PROSEDUR
|
KLAUSUL
PADA ISO
|
URAIAN
|
TANGGUNG
JAWAB
|
|
1.
|
Prosedur pengendalian dokumen
|
4.2.3
|
Mengendalikan dokumen yang
dipersiapkan untuk melaksanakan kegiatan
|
WMM
|
|
2.
|
Prosedur pengendalian rekaman
|
4.2.4
|
Mengendalikan dokumen yang telah
terisi dengan kegiatan untuk disimpan sebagai bukti pelaksanaan
|
WMM
|
|
3.
|
Prosedur audit internal
|
8.2.2
|
Melakukan audit internal terhadap
kegiatan yang disepakati
|
WMM
|
|
4.
|
Prosedur Pengendalian produk tidak
sesuai
|
8.3
|
Mengendalikan kegiatan / produk yang
tidak sesuai dengan pedoman
|
WMM
|
|
5.
|
Prosedur tindakan koreksi
|
8.5.2
|
Melakukan tindakan koreksi terhadap
kegiatan yang belum sesuai
|
WMM
|
|
6.
|
Prosedur tindakan pencegahan
|
8.5.3
|
Melakukan tindakan pencegahan
terhadap ketidaksuaian
|
WMM
|
Lampiran 4 Matrik Tanggung
Jawab Instruksi Kerja (IK)
|
NO.
|
JUDUL
PROSEDUR
|
KLAUSUL
PADA ISO
|
URAIAN
|
TANGGUNG
JAWAB
|
|
1
|
Pengembangan sumber daya manusia
|
6.2.2
|
Mengembangkan sumber daya manusia
yaitu tenaga pendidik dan tenaga ketatausahaan
|
Ka. TU
|
|
2
|
Pengelolaan sarana dan prasarana.
|
6.3.a
|
Merawat dan menginventarisasi sarana
- prasarana sekolah
|
Waka Sarana
|
|
3
|
Pelayanan perpustakaan
|
6.3.b
|
Mengelola pelayanaan perpustakaan
untuk kepentingan pembelajaran
|
Waka. Sarana
|
|
4
|
Pengelolaan lingkungan
|
6.4
|
Mengelola Lingkungan sekolah
|
Waka Sarana
|
|
5
|
Penerimaan siswa baru
|
7.1.4
|
Melaksanakan proses seleksi calon
peserta pembelajaran
|
Waka Kesiswaan
|
|
6
|
Pengelolaan Bursa Kerja Khusus
|
7.1.5
|
Mengelola lulusan untuk memasuki
dunia kerja/dunia usaha
|
Waka. Hubinmas
|
|
7
|
Penyusunan KTSP dan silabus
|
7.3
|
Menyusun Kurikulum
SMK Purnama 2 Jakarta dan silabus
sesuai Kompetensi Keahlian
|
Waka. Kurikulum
|
|
8
|
Pengendalian proses pembelajaran
|
7.5.1.3
|
Menyusun rencana pembelajaran, mengkondisikan, memonitoring proses pembelajaran dan
mengevaluasi proses dan hasil
pembelajaran serta melaporkan
hasil pembelajaran
|
Waka. Kurikulum
|
|
9
|
Pelaksanaan Bimbingan dan
konseling
|
7.5.1.8
|
Menyusun dan melaksanakan bimbingan siswa yang mengalami
kesulitan belajar
|
Waka. Kesiswaan
|
|
10
|
Pengukuran kepuasan pelanggan
|
8.2.1
|
Mengukur kepuasan pelanggan
|
WMM
|
